۳) یک برنامه زمانی و پیاده‌سازی تهیه کنید.
اکنون که ایده‌ای کلی از مراحل تهیه گزارش غیر‌دولتی به‌دست آورده‌اید، برنامه زمانی پیاده‌سازی گزارش شما چیست؟ چه مراحلی را باید پشت سر گذاشت و کدام مراحل را باید پیش از همه انجام داد؟ آیا مراحلی خارج از پروژه نیز وجود دارند که در هنگام برنامه‌ریزی باید در نظر گرفته شوند (مانند یک دوره پارلمانی (نمایندگی) یا انتخابات)؟
یک چارت فعالیت، ابزار ساده و خوبی است که می‌تواند در برنامه‌ریزی‌ها برای شما بسیار سودمند باشد. مثالی از این چارت در زیر ارائه شده است:
| فعالیت | فرد/سازمان مسئول | ماه | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | ۲ | ۳ | ۴ | ۵ | ۶ | ۷ | ||
| تهیه برنامه زمانی و طرح پیاده‌سازی | دبیرخانه ائتلاف/هیئت تصمیم‌گیری | X | ||||||
| گرد آوری اطلاعات | داوطلبین و اعضای ائتلاف | X | X | X | X | |||
| نوشتن گزارش | نویسنده تعیین شده، با نظارت دبیرخانه ائتلاف | X | ||||||
| انتشار گزارش | اعضای تعیین شده ائتلاف | X | ||||||
| برنامه پیگیری | دبیرخانه ائتلاف | X | X | |||||
۴) تقسیم وظایف را در سازمان یا ائتلاف خود انجام دهید.
پس از این‌که جدول زمانی و طرح پیاده‌سازی را تهیه کردید، باید تعیین کنید چه کسی کدام بخش از کار را انجام دهد. این امر ممکن است به تنهایی یا با همکاری افراد زیادی از ائتلاف انجام شود. لازم است تقسیم وظایف به گونه‌ای انجام شود که هر فرد از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود آگاه بوده و با آن موافق باشد. چارت فعالیت‌های مرحله قبل را به‌عنوان مثال مشاهده کنید.
اگر در قالب یک ائتلاف فعالیت می‌کنید، اعضای ائتلاف همچنین می‌توانند با تأسیس یک دبیرخانه یا کمیته راهبری، مسئولیت نهایی تهیه گزارش غیر‌دولتی را به کمیته مذکور واگذار کنند. اعضای این دبیرخانه ممکن است از تمامی سازمان‌های عضو، یا از برخی گروه‌های خاص انتخاب شده باشند.